Datenschutzerklärung

Stand: 12. Oktober 2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen ist:

Brackweder Karnevalverein von 1949 e.V.
Grieses Hof 5
33647 Bielefeld
E-Mail: mail@brackweder-karnevalverein.de
Website: https://www.brackweder-karnevalverein.de

Vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder sind Präsident Ulrich Altenburg und Vizepräsident Martin Eggert. Beide sind jeweils einzelvertretungsberechtigt.

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die oben genannte Adresse wenden.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website sowie im Zusammenhang mit Mitgliedschaften, Vereinskommunikation, Beiträgen, Spenden, Veranstaltungen, Vereinsfahrten und Öffentlichkeitsarbeit. Für einzelne Angebote können ergänzende Informationen bereitgestellt werden.

3. Mitgliedschaft und Vereinsverwaltung

Wir verarbeiten die für die Aufnahme, Betreuung und Verwaltung unserer Mitglieder erforderlichen Angaben. Dazu gehören je nach Mitgliedschaft und genutztem Angebot:

• Name, Vorname, Anschrift und Geburtsdatum;
• Telefon- und Mobiltelefonnummer sowie E-Mail-Adresse;
• Bankverbindung, Angaben zum Lastschriftmandat und Mitgliedsnummer beziehungsweise Mandatsreferenz;
• Eintrittsdatum und Angaben zur Beendigung der Mitgliedschaft;
• Hochzeitsdatum, Vereinsorden und Ehrungen;
• Funktionen im Verein und Angaben zu Auftritten.

Die Verarbeitung für die Begründung und Durchführung der Mitgliedschaft sowie für den Beitragseinzug beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitungen, insbesondere für die Buchhaltung, beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.

Im Beitrittsformular sind Name und Vorname, Geburtsdatum, eine Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Bankverbindung als Pflichtangaben vorgesehen. Die Zuordnung der Angehörigen einer Familienmitgliedschaft erfolgt über eine gemeinsame Familienmitgliedschaftsnummer.

Ohne die für die Mitgliedschaft erforderlichen Angaben können wir einen Beitritt gegebenenfalls nicht bearbeiten oder die Mitgliedschaft nicht ordnungsgemäß durchführen. Freiwillige Angaben werden als solche gekennzeichnet; ihre Nichtbereitstellung hat keine Nachteile für die Mitgliedschaft.

Bei minderjährigen Mitgliedern im Rahmen einer Familienmitgliedschaft speichern wir Namen und Geburtsdatum zur Zuordnung und Verwaltung der Mitgliedschaft. Die gemeinsame Familienmitgliedschaftsnummer stellt die Verbindung zur Familienmitgliedschaft her.

Mitgliederdaten erhalten wir grundsätzlich von den Mitgliedern beziehungsweise bei Familienmitgliedschaften von den anmeldenden Personen. Funktions-, Ehrungs- und Auftrittsdaten entstehen auch im Rahmen unserer Vereinsarbeit.

4. Speicherung, Dropbox und berechtigte Zugriffe

Unsere Mitgliederverwaltung erfolgt in einer Excel-Tabelle, die über private Dropbox-Konten von Vorstandsmitgliedern gespeichert und geteilt wird. Vereinsdaten werden auch auf privaten Geräten von Vorstandsmitgliedern verarbeitet.

Zugriff erhalten Vorstandsmitglieder und beauftragte Funktionsträger nur auf diejenigen Angaben, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Zweck ist die Organisation und Durchführung der Vereinsarbeit. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Verwendungszweck gemäß dieser Erklärung.

5. Mitgliedsbeiträge und Spenden

Für den Beitragseinzug verarbeiten wir insbesondere Namen, Bankverbindung, Mandatsreferenz, Mandatsangaben, Beitragshöhe und Zahlungsstatus. Die dafür erforderlichen Daten übermitteln wir an die Deutsche Bank. Lastschriftmandate werden auch im von uns genutzten Online-Angebot der Bank gespeichert. Grundlage ist die Durchführung der Mitgliedschaft nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; für gesetzliche Nachweise gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Spenden können per Überweisung oder über PayPal geleistet werden. Wir verarbeiten die uns dabei mitgeteilten Angaben zur spendenden Person, den Betrag, den Zahlungseingang und gegebenenfalls den Verwendungszweck. Soweit benötigt, verarbeiten wir Anschrift und weitere Angaben zur Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung. Die Verarbeitung erfolgt zur Abwicklung der Spende nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Bei Zahlung über PayPal verarbeitet auch PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. personenbezogene Daten in eigener Verantwortlichkeit. Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von PayPal.

PayPal wird als Zahlungsoption angeboten; erweiterte PayPal-Optionen sind nach Angaben des Vereins nicht aktiviert.

6. Kontakt, E-Mail und Post

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, per E-Mail oder postalisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben und den Inhalt Ihrer Nachricht zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Bei Anfragen zu einer Mitgliedschaft oder einem Vertrag ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Grundlage. Andere Anfragen bearbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer zuverlässigen Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Für Kontakt- und Beitrittsformulare verwenden wir Fluent Forms. Die darin übermittelten Angaben dienen der Bearbeitung der Anfrage beziehungsweise des Mitgliedsantrags.

Vereinsinformationen versendet der Vorstand per E-Mail an Mitglieder, die diesem Versand zugestimmt haben. Die Zustimmung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Mitglieder, die diesen Weg nicht wünschen, erhalten Informationen postalisch. Soweit der Versand auf einer Einwilligung beruht, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Erforderliche Mitteilungen zur Mitgliedschaft beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

7. Freiwillige WhatsApp-Community

Für den Austausch im Verein besteht eine WhatsApp-Community. Mitglieder entscheiden selbst, ob sie dieser über einen bereitgestellten Einladungslink beitreten. Die Teilnahme ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Vereinsmitgliedschaft.

Die Sichtbarkeit von Telefonnummer und Profilinformationen hängt vom Community-Bereich, den beigetretenen Gruppen und den jeweiligen Einstellungen ab. Insbesondere Community-Administratoren können Telefonnummern einsehen; in zugehörigen Chatgruppen können diese auch für andere Gruppenmitglieder sichtbar sein. Nachrichten und Fotos sind für die jeweiligen Empfänger zugänglich.

WhatsApp wird im europäischen Raum von WhatsApp Ireland Limited angeboten. Für die eigene Verarbeitung des Dienstanbieters gelten dessen Datenschutzhinweise. Auch Verarbeitungen außerhalb der EU beziehungsweise des EWR können stattfinden.

Ein Austritt aus der Community oder einer zugehörigen Gruppe entfernt bereits empfangene Nachrichten oder Bilder nicht automatisch von den Geräten anderer Teilnehmender. Eine Einwilligung in die Teilnahme ist keine pauschale Einwilligung in die Veröffentlichung eigener Fotos.

8. Veranstaltungen, Vereinsfahrten und Tickets

Für die Organisation von Veranstaltungen und Vereinsfahrten führen wir Gästelisten mit Namen. Diese dienen der Zuordnung von Anmeldungen und der Durchführung des jeweiligen Angebots. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Anmeldung und Teilnahme erforderlich ist.

Teilnehmerlisten werden nach der jeweiligen Veranstaltung gelöscht, sobald die Abrechnung mit dem Dienstleister und den Mitgliedern abgeschlossen ist. Gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungsbelege unterliegen den dafür geltenden Fristen; die Aufbewahrung solcher Belege erfordert nicht automatisch die weitere Speicherung der vollständigen Teilnehmerliste.

Für Ticketbestellungen verlinken wir auf unseren externen Ticketshop unter https://pretix.eu/karneval/. Auf unserer WordPress-Website ist nur ein Link zum Ticketshop eingebunden. Beim Aufruf des Shops gelten zusätzlich die dort bereitgestellten Datenschutzinformationen.

Bei einer Ticketbestellung verarbeiten wir die für die Buchung und Durchführung der Veranstaltung erforderlichen Bestell-, Kontakt- und Zahlungsinformationen. Die Verarbeitung zur Vertragserfüllung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; gesetzliche Aufbewahrungspflichten auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Für den gehosteten Ticketshop ist pretix als technischer Dienstleister und Auftragsverarbeiter tätig. Weitere Informationen: https://pretix.eu/about/de/privacy.

9. Fotos, Namen und Öffentlichkeitsarbeit

Wir berichten über das Vereinsleben und Veranstaltungen. Hierfür verwenden wir Veranstaltungsfotos auf unserer Website, in Flyern und in der Vereins-WhatsApp-Gruppe. Fotos werden außerdem an regionale und überregionale Presse weitergegeben. Namen nennen wir nach vorheriger Absprache.

Vor der Veröffentlichung von Kinderfotos befragen wir die Kinder beziehungsweise deren Eltern zu den jeweils vorgesehenen Fotos mündlich und über WhatsApp. Soweit wir die Veröffentlichung auf eine Einwilligung stützen, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

Soweit Veranstaltungsaufnahmen im konkreten Einzelfall ohne Einwilligung zulässig sind, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruhen. Unser Interesse liegt in der Dokumentation und Berichterstattung über das Vereinsleben. Dabei wägen wir die Interessen und Rechte der abgebildeten Personen ab und berücksichtigen die einschlägigen bildnisrechtlichen Voraussetzungen. Allein die Teilnahme an einer Veranstaltung gilt nicht als Einwilligung.

Internetveröffentlichungen sind weltweit abrufbar und können von Dritten gespeichert oder weiterverbreitet werden. Presseunternehmen entscheiden über ihre eigene redaktionelle Verarbeitung in eigener Verantwortlichkeit.

Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen. Bei rechtlich begründetem Löschungsverlangen entfernen wir betroffene Inhalte aus den von uns kontrollierten Angeboten und unterlassen weitere entsprechende Nutzungen. Bereits verteilte Drucksachen oder Kopien bei Dritten können wir nicht vollständig zurückholen; gesetzliche Informationspflichten gegenüber Empfängern bleiben unberührt.

10. Vereinschronik und Aufbewahrung

Wir dokumentieren die Vereinsgeschichte. Die Namen der Prinzessinnen und Prinzen werden dauerhaft in unserer öffentlich zugänglichen Internetchronik genannt. Die übrigen historischen Aufzeichnungen zu Vereinsaktivitäten werden ausschließlich intern in der Excel-Datei geführt. Diese ausgewählten historischen Aufzeichnungen bleiben dauerhaft erhalten; die übrigen Mitgliederdaten sind davon zu unterscheiden.

Für alte Mitgliederlisten sieht unsere vereinsinterne Aufbewahrungsregel zehn Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres des Austritts vor. Diese vereinsinterne Frist ist keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Gesetzlich gebotene frühere Löschungen bleiben davon unberührt.

Für steuerlich relevante Unterlagen gelten je nach Unterlagenart insbesondere Aufbewahrungsfristen von sechs, acht oder zehn Jahren. Der Fristbeginn richtet sich nach der jeweiligen gesetzlichen Vorschrift und nicht pauschal nach dem Vereinsaustritt.

Für Vereinsfotos ist eine Löschung nach zehn Jahren vorgesehen. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Foto erstellt wurde. Bei einem im Jahr 2026 erstellten Foto endet sie beispielsweise am 31. Dezember 2036. Eine frühere Löschung bleibt erforderlich, wenn die Grundlage für die weitere Speicherung entfällt und kein anderer rechtmäßiger Aufbewahrungsgrund besteht. Die dauerhafte Namenschronik der Prinzenpaare ist von dieser Fotolöschfrist zu unterscheiden.

11. Hosting und technische Bereitstellung der WordPress-Website

Unsere WordPress-Website wird bei STRATO gehostet. Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere die IP-Adresse, angeforderte Inhalte und technische Informationen zum Browser und Abruf. Dies dient der Bereitstellung, Fehleranalyse und Sicherheit der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der zuverlässige und sichere Betrieb unseres Internetangebots.

12. WordPress-Erweiterungen und externe Dienste

Unsere Website nutzt WordPress-Erweiterungen zur Gestaltung, Darstellung von Veranstaltungen und Bildern, Formularverarbeitung, technischen Optimierung und Sicherheit. Maßgeblich für den Datenschutz sind die tatsächlich aktivierten Funktionen und Datenflüsse.

Kadence-Theme: Für die Gestaltung und Darstellung unserer WordPress-Website verwenden wir das Kadence-Theme.

Optimole: Wir nutzen das Plugin zur Bildoptimierung. Bei Auslieferung über dessen externes Netzwerk stellt der Browser eine Verbindung zu diesem Dienst her; dabei werden unter anderem Verbindungsdaten verarbeitet.

Kadence Security Basic: Die Erweiterung dient dem Schutz der Website.

Super Page Cache: Die Erweiterung dient der beschleunigten Auslieferung.

WP Accessibility: Wir verwenden das WordPress-Plugin WP Accessibility von Joe Dolson zur Verbesserung der Zugänglichkeit und Bedienbarkeit unserer Website. Es unterstützt je nach aktivierten Funktionen beispielsweise Sprunglinks zum Seiteninhalt und eine besser erkennbare Tastaturfokussierung. Das Plugin wird innerhalb unserer WordPress-Installation eingesetzt.

13. Cookies und Einwilligungsverwaltung mit Complianz

Wir verwenden Complianz in der kostenlosen Version (Complianz Free) von Complianz B.V. zur Verwaltung Ihrer Entscheidungen über Cookies und optionale Dienste. Das Plugin wird in unserer WordPress-Installation betrieben. Es speichert Ihre Auswahl im Browser, damit diese bei weiteren Seitenaufrufen berücksichtigt werden kann.

Soweit personenbezogene Daten zur Verwaltung und zum erforderlichen Nachweis Ihrer Einwilligungsentscheidung verarbeitet werden, beruht dies auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Einwilligungs- und Nachweispflichten, insbesondere Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Die zur Speicherung und Umsetzung Ihrer Auswahl unbedingt erforderlichen Endgerätezugriffe stützen wir auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Nicht unbedingt erforderliche Speicherungen oder Zugriffe auf Ihrem Endgerät erfolgen auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG. Soweit anschließend personenbezogene Daten auf Einwilligungsbasis verarbeitet werden, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Für unbedingt erforderliche Endgerätezugriffe kann die Ausnahme des § 25 Abs. 2 TDDDG gelten; die Rechtsgrundlage für eine anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich gesondert nach ihrem Zweck.

14. Empfänger und Verarbeitungen außerhalb der EU/des EWR

Empfänger sind im erforderlichen Umfang die zuständigen Vereinsfunktionsträger, die eingesetzten IT- und Hostingdienstleister, Banken und Zahlungsdienste sowie – abhängig vom Vorgang – Veranstaltungspartner, Presseunternehmen oder das Publikum unserer Veröffentlichungen. Gesetzlich erforderliche Übermittlungen können insbesondere an zuständige Behörden erfolgen.

15. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die bisherige Rechtmäßigkeit bleibt unberührt.

Bei Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht.

Wenden Sie sich hierfür an mail@brackweder-karnevalverein.de oder unsere oben genannte Postanschrift.

Sie können sich zudem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Verein ist grundsätzlich die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig. Kontakt und Beschwerdewege: https://www.ldi.nrw.de/kontakt.